Przyjmowanie skarg i wniosków
- W Inspektoracie interesanci wnoszący skargi i wnioski przyjmowani są przez Powiatowego Lekarza Weterynarii lub Zastępcę Powiatowego Lekarza Weterynarii w każdy piątek w godzinach od 8:00 do 10:00,
- Odpowiedzi na skargi i wnioski przygotowują, właściwe komórki, w zależności od treści skargi lub wniosku, osoby odpowiadające za wykonywanie zadań w komórkach organizacyjnych Inspektoratu.
- Na tablicy ogłoszeń, w miejscu ogólnie dostępnym, wywiesza się informacje:
- o godzinach pracy Inspektoratu,
- o terminach przyjmowania interesantów w sprawach skarg i wniosków,
- o terminach przyjęć przez Wojewódzkiego Lekarza Weterynarii interesantów w sprawach skarg i wniosków dotyczących działalności Powiatowego Lekarza Weterynarii w Tychach.
- Konsekwencją wniesienie skargi lub wniosku dotyczącej działalności Terenowego Punktu Wytrawiania jest wszczęcie przez Powiatowy Oddział ds. badania w kierunku włośni na obszarze działania właściwego Inspektoratu postępowania dotyczącego ustalenia zasadności wniesionej skargi lub wniosku. Wszystkie skargi i wnioski są rejestrowane.
- Osobą odpowiedzialną za ustalenie trybu powstępowania wyjaśniającego podczas rozpatrywania skarg i wniosków, zatwierdzenie wyników tego postępowania oraz zawiadomienia skarżącego / lub wnioskodawcy / w jaki sposób skarga / lub wniosek / została załatwiona jest Powiatowy Lekarz Weterynarii, kierownik techniczny Powiatowego Oddziału ds. badania w kierunku włośni na obszarze działania właściwego Inspektoratu.
- Skargi i wnioski są przyjmowane przez pracowników Powiatowego Inspektoratu Weterynarii w terminach ustalonych w Regulaminie organizacyjnym.
- Informacje o terminach przyjmowania interesantów w sprawie skarg i wniosków umieszczane są na tablicach informacyjnych w Powiatowym Inspektoracie Weterynarii jak i dostępne w Terenowych Punktach Wytrawiania.
- Skargi przyjmowane są na piśmie lub do protokołu. Wszystkie skargi są rejestrowane. Powiatowy Lekarz Weterynarii ustala osobę odpowiedzialna za przeprowadzenie postępowania wyjaśniającego oraz ustala termin jego zakończenia. Powiatowy Lekarz Weterynarii nadzoruje terminowość załatwiania skarg i wniosków poprzez prowadzenie stałego monitoringu w tym zakresie.
- Wszystkie skargi, które nie wymagają zbierania dowodów, informacji lub wyjaśnień powinny być rozpatrzone bezzwłocznie. Skargi wymagające uzgodnień, porozumień, lub przeprowadzenie postępowania wyjaśniającego powinny być rozpatrzone najpóźniej w terminie jednego miesiąca od daty ich otrzymania.
- Skargi dotyczące działalności badawczej Terenowych Punktów Wytrawiania rozpatrywane są każdorazowo za powiadomieniem / formularz KJ-4.8/F-01 / Kierownika ZHW. Kierownik ds. jakości odpowiedzialny jest za prowadzenie Rejestru skarg i wniosków wniesionych na działalność Powiatowych Oddziałów ds. badania w kierunku włośni.
- W trakcie rozpatrywania skarg i wniosków przeprowadzona zostaje analiza przyczyn / kiedy to zasadne organizowany jest zgodnie z Procedurą ogólną , dodatkowy audit wewnętrzny /, a w przypadku uznania słuszności skargi lub wniosku wdrażane są zgodnie z Procedurą ogólną ,Działania korygujące i zapobiegawcze, stosowne działania korygujące lub zapobiegawcze.
- Koszty postępowania wyjaśniającego ponosi w tym przypadku Powiatowy Inspektorat Weterynarii na obszarze działania Inspektoratu.